電話対応や、電話での打ち合わせ、会議の際に役立つ英語表現
オフィスで電話にでたら英語だった！そんな時は焦ってしまいますが、最低限の対応方法は知っておきたいですよね。ビジネスで使われる英語での電話対応の基本をまとめましたのでぜひ参考にしてみてください。
電話対応の基本英会話
こちらはABC社でございます。ご用件を承ります。
Hello. This is ABC company. May I help you?
電話を受けた時に最初に言うフレーズです。この後相手方の名前を聞きたいときには”May I have your name, please?”「どちら様ですか？」というフレーズを使いましょう。”What’s your name?”も同じく名前を聞く表現ですが、ビジネス英語としてはカジュアルすぎます。
少々お待ちいただけますか？
Just a moment, please?
電話を一度保留にして取り次ぐときに使えるフレーズです。電話ではなく、対面の時も使える表現なのでぜひ覚えておきましょう。
そのほかにも、”i’ll put you through.”「おつなぎいたします。」や”I’ll transfer you to the person in charge.”「担当者に代わります。」というフレーズもよく使います。
もっとゆっくりお話しいただけますか？
Could you speak more slowly please?
相手の声が聞き取りにくい時に使うフレーズです。聞き取りにくい時にはわかったふりをせずにちゃんと相手に伝えましょう。
また、「もう少し大きな声でお話しいただけますか？」”Could you speak a little louder, please?”という表現もよく使いますのでぜひ覚えておきましょう。
スミスさんをお願いします。
May I speak to Mr.Smith, please?
電話をかけて、取次を頼むときのフレーズです。このほかにも”I’d like to speak to Mr. Smith.”で同じ意味を表すこともできます。内線をお願いするときには”May I have extension 123, please.”「内線の123をお願いします。」というフレーズが便利です。
申し訳ありません。スミスはただいま外出しています。
I’m afraid he is not in the office now.
“I’m afraid”で「あいにく(残念ながら)〜です。」という表現になります。”I’m sorry”といってしまいがちですが、ビジネスで使うにはカジュアルになってしまいます。
そのままお待ちくださいませ。
Hold the line, please.
電話を切らずにそのまま待っていただきたいときに使えるフレーズです。よく使う言い回しなので必ず覚えておきましょう。
テレビ会議に使える表現
そろそろ始めましょうか？
Shall we get started?
会議などで本題に入る前に使えるフレーズです。電話での会議でも使われる言い回しです。始まる前に、”Is everybody there?”「そちらはみなさんおそろいでしょうか？」などと聞かれることもあります。”We’re all present over here.”「こちらは全員揃っています。」などと答えましょう。
聞こえますか？
Can you hear me?
電話会議の前にしっかり声が届いているかどうか確認するためのフレーズです。答え方としては”I can hear you loud and clear.”「こちらははっきり聞こえています。」などという表現を使いましょう。
聞こえにくい時には”There’s something wrong with our line. Please give us a moment.”「回線に問題があるようです。少々お待ちください。」や”There’s a lot of noise. Let me try connecting again.”「ノイズがひどいですね。もう一度掛け直してみます。」などと答えましょう。
さて、皆さんが揃ったので会議を始めましょう。
Well, since everyone is here, let’s start the meeting.
会議を始めるときのフレーズです。”Let’s…”「〜しましょう。」はよく使う表現ですので覚えておきましょう。また、”Get started”「始める」もよく使う便利なイディオムです。
残念ながら、鈴木さんは本日参加できません。
Unfortunately, Mr.Suzuki cannot join us today.
欠席者がいる場合は事前に知らせるのが一般的です。”Unfortunately”「残念ながら」という表現の他に”I’m afraid”も同じ意味を表します。
みなさん、アジェンダはお手元にありますでしょうか？
Has everyone received a copy of the agenda?
会議では”agenda”「会議の予定表」を事前に配布することがあり、それに沿って議論が進められることが良くあります。全員の手元にあるかどうか確認したいときに使えるフレーズです。会議の前に確認しておきましょう。会議を始めるときには”Let’s start with the first iem on the aganda”「予定表にある最初の項目から始めましょう。」などとアナウンスします。