【ビジネス英語】謝罪やクレーム対応の際、よく使う英会話フレーズ。メールでも使えるこの表現でピンチを乗り切りましょう
ビジネスで何か失敗をした時や相手方に迷惑をかけてしまった時、謝罪に使える便利なフレーズやクレーム対応に使えるフレーズを集めました。ぜひチェックしてみてください。
ご迷惑をおかけしてすみません。
We are very sorry for your inconvenience.
基本的に仕事上での対応についてはすべて一人称のＩではなくＷｅを使います。このフレーズはどちらかというと軽い謝罪で頻繁に使われます。
ご迷惑をおかけしてしまい誠にに申し訳ございません。
Please accept our sincere apologies for the inconvenience you may have experienced
直訳をするとご迷惑をおかけしてしまったことに対し、私たちの謝罪をどうか受け止めてくださいとなり、きっちり謝罪したい時にはこちらのフレーズのほうがより真剣さが伝わります。
ご迷惑おかけしたことを個人的にお詫びいたします。
I would like to personally apologize for your inconvenience.
直接お客様にお詫びをする、責任感を少し強く出す時にはＷｅを使わず一人称にするといいでしょう。
不快な思いをおかけした不手際をお詫び申し上げます。
We apologize for your unfortunate experience for the mistakes.
クレームへの謝罪に使えるフレーズです。”apologize”のあとに”again”をつけることで「不快な思いをおかけした不手際を改めてお詫び申し上げます。」となるので、謝罪メールなどの締めに使える言い回しになります。
お客様のご不満を十分承知しております。
We totally understand how frustrating it is.
直訳するといかにそれがイライラすることか十分理解しております、となります。クレーム対応ではお客様に同感して対応すること英語でも同じです。お客様を落ち着かせる意味でもこのフレーズを使用するといいでしょう。
返事に時間がかかってしまい申し訳ございません。
We are sorry that it took for a while to reply back to you. こちらのフレーズはクレーム対応だけでなく、休暇で返事が遅れた場合などにも使えます。
誤った商品を送ってしまい申し訳ございません。
We would like to apologize for our mistake in sending the wrong order. Apologize (謝罪する)という意味はSorryと同じですが、英語では同じ単語を使うことを避ける傾向にあるので特にメール内で何度も謝る場合にはこちらのフレーズも覚えているといいでしょう。
発注した品物に破損品がありましたことを心からお詫び申し上げます。
We sincerely apologize for the damage sustained by some of the items in our shipment.
納品した商品に不備や欠損があった時に使えるフレーズです。”apologize”で申し訳ない気持ちを表現することが出来ますが、”Sincerely”「心から」をその前につけることでより謝罪の気持ちを表すことができます。”Sorry”も謝罪に使う表現ですが、ビジネスで使うにはカジュアルなのでなるべく使わないほうがよいでしょう。同僚や部下に使うような表現になってしまいます。
今後は研修を実施し、このようなことのないようにいたします。
I will train my staff hardly and not to repeat such a thing again.
部下の失敗について謝罪するときに使えるフレーズです。”such a thing”で「このようなこと」という意味になります。ミスをしたのが一人の部下の場合は、”I will hardly train him again.”「今後は彼の研修を徹底して行います。」と、一人の人に絞った表現をすることもできます。場合によって使い分けましょう。
非常に有益なご意見をありがとうございます。
Thank you for your beneficial opinion.
クレームをお客様からのご意見だととらえ、お礼を言うときに使えるフレーズです。”benefit”は「利益」という意味で、”beneficial”は「有益な」という意味の形容詞です。”Beneficial opinion”で「有益な意見」という意味になります。お客様の意見を真摯に取り入れようとしていると、評価されることもあるので積極的に使いたい表現です。
我々の店でのサービス提供に関してのお客様のご意見は大変貴重です。
Your comments regarding the service you received at our store are very important to us.
クレームをする方もしたくてしているわけではないのでこちらより貴重なご意見ありがとうございますという感謝のフレーズを使用することも大切です。
ご指摘いただきありがとうございます。
I appreciate your making me aware of the situation.
直訳するとこのことを気づかせていただいた事感謝いたしますとなります。謝罪だけでなくお客様への感謝を伝えることも大切です。
教えていただきありがとうございます。
Thank you for bringing this matter to our attention.
こちらも謝罪の意味も含んだ感謝のフレーズとなります。
お客様に満足いただけなかったこと誠に残念です。
Unfortunately, we did not meet your satisfaction.
お客様の満足度はそれぞれなので努力をしていてもクレームを受けることもあります。そのような場合には謝罪ではなく満足度を満たしていなかったという事実を述べることから始めるといいでしょう。
予想外のことも起きてしまう場合がございます。
It may be happen unexpected problem.
天候などによって予期せぬトラブルが起きた時の対応として使えるフレーズです。”unexpected”で「予期しない・突然の・以外な」という意味を表し、今回の例では、トラブルが起きることを予想できなかったことを伝えています。メールなどでトラブルが起きてしまったことを謝罪するときには、いきなり謝罪するのではなく”Thank you for your support as always.”「お世話になり、ありがとうございます。」など、日頃お世話になっていることへのお礼も述べましょう。
ただいま調べておりますので、わかり次第ご連絡いたします。
We are looking into the matter and will let you know what we find out.
クレームに対してまだ調査中のときに使えるフレーズです。”let you know”で「あなたに知らせる」という意味、”What we find out”で「私たちが見つけたこと」という直訳になります。
製品を改善するため、最善を尽くすことをお約束します。
you can be sure we will do our best to improve the quality of our products.
製品に問題があった時にお詫びする際のフレーズです。”do our best”で「私たちの最善を尽くす」という意味で、”do my best”だと「私の最善を尽くす」という意味になります。”I will do my best.”で「私は最善を尽くすつもりです。」となり、自分の不手際の際に使えるフレーズです。
誤送品をどうしたらよいかおしらせください。
Please inform us what to do with the mis-shipped items.
間違って商品を納品してしまった時に、その商品をどうするか相手方に決めてもらいたいときに使えるフレーズです。商品が破損していた場合、”We will make full compensation for the damaged goods.”「破損品を全額賠償いたします。」と提案する表現もあります。
商品の返品と返金をおのぞみの場合は、ご要望に応じます。
If you prefer to return goods and accept a full refund, we will be more than happy to comply.
“more than happy to…”で「喜んで〜する」という意味になります。同じ意味として”more than willing to”や”more than glad to”も使えます。例文としては、”I will be more than happy to help.”「喜んでお手伝いします。」というように使います。
この度のミスに関しては完全なる責任を取らせていただきます。
We accept full responsibility for the mistake.
明らかに非がこちらにある場合にはミスを認めて責任をとるということを伝えるのは英語でも同じです。
今後一切同じようなことが起きないように努力を務めてまいります。
We promise that we are taking the necessary steps not to do same mistakes in the future.
今後の改善の意思を示す意味でも現在進行形で努力をしていることを表すことが大事です。
次回必ず最善の努力を尽くすことをお約束します。
We promise we provide you with our best service next time.
こちらの文章はクレーム対応だけでなく取引が今回うまくオーダーに結びつかなかったときでも使用することも可能です。
来月にでもまたお客様と取引できることを楽しみにしております。
We look forward to serving you in the coming months.
こちらの文章はお客様が戻ってくるであることを想定した内容でもありますのでクレームがさほど大きくない場合に使用する方がいいでしょう。
ほかに何か必要なことがあればいつでもご連絡ください。
Please feel free to contact us if you need further assistance.
こちらの文章はクレーム対応だけでなく通常のメールでも頻繁に使用されます。