【ビジネス英語】仕事のメールでよく使う英語表現
外資系の企業はもちろん、どの企業でも海外の方とメールでやりとりをする可能性はありますよね。英語で文章を書くとなると一気にハードルが高くなってしまうと思う方もいますが、実はよく使うフレーズは決まっているので覚えておけば対応にそれほど時間がかからなくなります。簡単なフレーズばかりですので英語でビジネスメーを送る可能性のある人はぜひ覚えておきましょう。
メールでの初回のあいさつ文
私の名前は鈴木太郎です。abc会社で働いています。
My name is Taro Suzuki and I work at abc corporation.
初めてメールを送る相手の場合は初めに自己紹介をするのがマナーです。名前や社名を名のリましょう。また、”I work in marketing at OOO.”とすることで「OOOでマーケティングを担当しています。」とすることもできます。
先週のイベントで知り会った鈴木太郎です。
My name is Taro Suzuki and we met last week at an event.
一度出会った相手に初めてメールを送る時は、どこで出会ったのか明記するとよいでしょう。”at party.”とすると、「先週のパーティーで出会った鈴木太郎です。」という表現をすることが可能です。
昨日はご訪問いただきありがとうございました。
Thank you very much for visiting our office yesterday.
”Thank you very much for…”で「〜ありがとうございました。」と感謝を伝えることができます。”Thank you very much for your help.”なら「助けていただきありがとうございました。」”Thank you very much for your reply.”なら「お返事をいただきありがとうございました。」というフレーズになります。
〜を嬉しく思います。
We are happy to inform you that~
良いニュースを伝えるときに使うフレーズです。例えば”We are happy to inform you that we will accept your offer.”なら「貴社の提案を採用することをお知らせいたします。」となります。
英語で謝罪メールを送る際の文章
大変申しわけありませんが、ご注文いただきました製品は在庫がこざいません。
We are sorry to inform you that the item you ordered is out of stock.
悪いニュースを使うときに使えるフレーズです。”We are sorry to inform you that ~”で「大変申しわけありませんが〜」という表現ができます。また、”Unfortunately”「残念ですが」というフレーズを文の前に持ってくると、申し訳ない気持ちや残念な気持ちを表現することができます。
出張していたため返事が遅くなって申し訳ありません。
Sorry for my late reply as I have been away on business.
メールの返事が遅くなってしまった場合は必ず冒頭で謝るようにしましょう。その際、メールの返事が遅れた理由を述べるとより印象が良くなります。”as I was in a meeing.”だと「会議が遅くなったためすぐに返事が出来ず、申し訳ありませんでした。」という事ができます。
英語で添付ファイルを送る際の文章
本日、私はあなたに頼まれていた資料を送りました。
I sent the documents you requested today.
すでに資料を送っていることを伝える表現です。”documents”は「資料」という意味の単語です。よく使うので覚えておきましょう。代わりに”invoice”「請求書」とすると「本日、私はあなたに頼まれていた請求書を送りました。」ということができます。メールで送った時には”I have already e-mailed you the information you requested.”「ご要望の資料はすでにメールでお送りしました。」ということもできます。
ミーティングで話した内容を添付いたしました。
Attached are the minutes from our meeting.
メールになにか資料を添付するときに使える表現です。また、”I have attacher…”で「〜を添付いたしました。」と表現することもできます。
メールで催促をする際の文章
なるべく早めに私に連絡をください。
Please contact me as soon as possible.
急いでいる時、緊急のときに使う表現です。”as soon as possible”で「なるべく早く/ できるだけ早く」という表現をすることができます。”Please”を入れるとどんなお願いも丁寧になるのでよく使います。
6月16日スケジュールの確認
Schedule Confirmation for June 16th.
メールの件名で使えるフレーズです。日本語のメールと同じく、件名はなるべくシンプルにメールの内容を使いましょう。日付をつけるとよりわかりやすくなります。そのほかにも”Invitation for June 16th Conference Call”「6月16日のテレコンの招待」などと件名をつけることもできます。